Una vez conocemos la organización, su actividad y definimos la estructura de sus actividades futuras, hay que elaborar el soporte documental asociado.
Empezaremos por el Manual del Sistema de Gestión Integrada de Calidad, Medio Ambiente y seguridad y salud laboral. Debe incluir el organigrama, el mapa de procesos y un listado de los procedimientos asociados al sistema. Para facilitar el trabajo del consultor, así como de los encargados de su mantenimiento y actualización posterior, lo habitual es respetar en lo posible el índice de las normas de referencia. El cuadro de mando se elaborará a continuación.
El siguente paso es la redacción de los procedimientos imprescindibles para el correcto funcionamiento del sistema. En algunos casos, nos limitaremos a la formalización, revisión y codificación de procedimientos operativos preexistentes. No olvidemos la máxima de "si no está roto, no lo arregles", el principal cometido del consultor es diseñar un sistema a medida y facilitar la transición y para ello hemos realizado la evaluación preliminar. Un listado posible de la documentación a elaborar es el que sigue:
- Elaboración, control, revisión y distribución de la documentación asociada al SIG (incluyendo los registros)
- Identificación, evaluación y revisión de requisitos
- Planificación, establecimiento y revisión de objetivos y metas (incluiremos las ambientales)
- Tratamiento de NC, AC y AP
- Evaluación de proveedores y subcontratas
- Seguimiento y medición del desempeño (incluiremos el desempeño ambiental también)
- Gestión de formación
- Diseño y desarrollo del Plan de Comunicación
- Evaluación de satisfacción del cliente
- Realización de auditorías
- Elaboración de planes y programas de mejora
- Plan de mantenimiento preventivo (TPM)
- Identificación, evaluación y revisión de aspectos ambientales
- Registro de legislación y normativa medioambiental aplicable
- Control y distribución de la documentación asociada a la gestión MA
- Evaluación de proveedores y subcontratas
- Control y gestión de residuos asimilables a urbanos
- Control y gestión de residuos de envases
- Control y gestión de residuos peligrosos
- Control y gestión de emisiones atmosféricas
- Control y gestión de contaminación acústica
- Control y gestión de vertidos
- Control y gestión de contaminación de suelos
- Control y respuesta en situaciones accidentales con impacto ambiental
- Determinación de requisitos en la subcontrata de servicios y compra de productos y equipos
- Guía de buenas prácticas de actividades de oficina
- Guía de buenas prácticas de fabricación
- Identificación, evaluación y revisión de riesgos laborales
- Registro de legislación y normativa de SST aplicable
- Planificación, establecimiento y revisión de objetivos y metas de SST
- Control y distribución de la documentación asociada a la gestión de SST
- Tratamiento de accidentes según gravedad
- Establecimiento e implementación de programas de vigilancia de la salud
- Seguimiento y medición de SST
- Revisión del sistema
También se elaborarán los registros asociados a cada procedimiento.
Los procedimientos pueden agruparse según se entrelace su desarrollo. Es aconsejable que siempre vayan acompañados de un flujograma para facilitar su comprensión por parte de todos los integrantes de la organización. Incluirán objetivo, alcance, un breve glosario para asegurar su correcta interpretación, los responsables de cada fase, los departamentos implicados y el listado de documentos o formatos necesarios con su codificación correspondiente.
En próximas entradas trataremos las siguientes fases:
- Implantación de los sistemas, con el desarrollo de los planes de formación y comunicación asociados.
- Auditoría interna.
- Revisión por la dirección.
- Auditoría de certificación.
Soy ingeniero químico, pero desde que terminé la carrera dedico mis días a la gestión empresarial en temas de Calidad, Medio Ambiente, Prevención de Riesgos Laborales y seguridad alimentaria. Hacer que todo encaje y funcione como debe es la máxima expresión del Tetris que me encantaba de niña.
Me gusta que todo funcione como debe funcionar y se haga como debe hacerse, así que dedicarme a la Gestión de Calidad es lo mejor que podía pasarme. Me encanta que me paguen por pensar, que a fin de cuentas es a lo que se reduce el 85% de mi trabajo: racionalizar, analizar y buscar soluciones para la optimización del negocio de mis clientes. El otro 15% de “papeleo” (aunque, con las nuevas tecnologías, papel como tal cada vez haya menos)… bueno, es inevitable.
Creo que lo más importante que puedo aportar como agente externo es una visión fresca, no viciada por el día a día, y sentido común. Como profesional, considero que esto último es fundamental. Todo lo demás, sólo son herramientas con las que canalizarlo.
Creo que todo se puede mejorar y todo debe mejorar. Sólo hay dos opciones: embarcarnos nosotros en la mejora continua, o que lo hagan los demás y nos tomen la delantera. El “siempre lo hemos hecho así” no es una excusa que vayan a aceptar clientes, accionistas, proveedores… y, a fin de cuentas, suyo es el veredicto.
RT @rebeca_ll: Implantación de un Sistema Integrado de Gestión en la industria de automoción (III) http://t.co/E0eUVIUF
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